BPM: Os 7 Benefícios da Gestão de Processos

BPM, Business Process Management ou, traduzido para o português: Gestão de Processos de Negócio. Trata-se de uma metodologia utilizada para sistematizar, documentar e gerenciar os processos desenvolvidos por uma organização.

Diversas estratégias são aplicadas em sua dinâmica, no entanto, a ferramenta básica é o fluxograma de processo, construído com notação própria, denominada BPMN. Antes de aprofundarmos nos componentes técnicos, vamos falar sobre 7 benefícios da aplicação da metodologia.

#1. Reprodutibilidade de Resultados

Uma das premissas do BPM é a padronização dos processos. Por meio dela é estabelecida a maneira ideal de se executar cada atividade, definindo os parâmetros a serem seguidos pelos membros da organização. Dessa forma, todos trabalham alinhados com a mesma prática e, consequentemente, produzem resultados similares.

#2. Clareza e Transparência nos Processos

Para uma organização é essencial que seus colaboradores tenham total clareza quanto àquilo que devem executar. Por meio de linguagem clara e recursos gráficos, o BPM transmite informações de maneira direta e simplificada, agilizando o manuseio dos documentos e a assimilação das etapas pelos usuários.

#3. Maior Controle dos Processos

Controlar processos não é tarefa fácil. É óbvia a impossibilidade de acompanhamento das atividades em tempo real. Dessa forma, são necessários artifícios gerenciais que permitam verificar se os colaboradores têm atuado da maneira preconizada e se os resultados têm se mostrado satisfatórios.

O BPM ajuda nesse ponto ao estabelecer o padrão a ser seguido, as formas de auditoria  e os indicadores que serão utilizados para avaliação dos processos. Por meio desses 3 elementos, dentre outros, o gestor consegue acompanhar a evolução das atividades e intervir quando o desempenho não for o esperado.

#4. Redução de Custos Operacionais

Ao se padronizar e controlar processos, ficam evidentes as possibilidades de melhoria existentes. Dessa forma, a organização passa a estar munida de informações que lhe permitam tomar decisões claras quanto ao que precisa ser mudado. Isso abre portas para o alcance de novos resultados e o aumento da rentabilidade do negócio.

#5. Melhoria Contínua

O processo ideal hoje, pode não ser o processo ideal amanhã. Isso significa que todas as mudanças que uma organização enfrenta, exigem novos níveis de desempenho e, consequentemente, novas formas de se fazer as coisas.

A Gestão de Processos de Negócio permite que essas modificações sejam assimiladas aos poucos e que cada nova lição aprendida se torne uma boa prática. A clareza de construção das informações confere clareza ao gestor e favorece o ciclo:

#6. Aprimoramento das Interfaces Entre as Áreas

Toda organização é composta de diversos setores interdependentes, de forma que a maioria dos processos transita por mais de um deles. Isso significa que as atividades desempenhadas em uma área geram impacto nas demais e que cada indivíduo deve saber se situar nas cadeias em que atua. A isso, damos o nome de visão sistêmica.

Por meio do BPM as interfaces ficam claras, mostrando as responsabilidades de cada área/indivíduo e permitindo saber exatamente onde as transições não tem funcionado de maneira apropriada.

#7. Manutenção do Capital Intelectual da Organização

Manter os processos, as lições aprendidas e as boas práticas da organização documentadas é essencial para garantir a retenção do conhecimento sobre os processos desempenhados. Isso garante que as informações não sejam de áreas ou de indivíduos, mas do negócio, perpetuando a performance e os resultados alcançados.

A Gestão de Processos e os Desafios Empresariais

Com tudo o que foi exposto é fácil perceber o valor da Gestão de Processos de Negócio para uma organização. Ela lança as bases de uma gestão eficaz, aumentando o controle dos gestores e a clareza dos demais colaboradores.

Esse é o primeiro artigo da nossa série sobre BPM. Se você se interessa pelo assunto e deseja aprender mais a fundo sobre as ferramentas e técnicas utilizadas, assine nossa Newsletter e curta nossa página! As próximas semanas serão recheadas de novidades!

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