Planejamento e Controle de Projetos: Por Que Tantas Empresas Fracassam Miseravelmente?

Após 8 anos de experiência com gestão de projetos em 5 segmentos (Construção Civil e Pesada, Tecnologia da Informação, Hospitalar e Consultoria), tive contato com inúmeras iniciativas de planejamento e controle. Algumas delas bem-sucedidas, outras nem tanto.

Atualmente, realizando uma pós-graduação na área e desenvolvendo um artigo acadêmico sobre o assunto, foi necessário conduzir uma avaliação qualitativa com base em diferentes fontes sobre os fatores chave de sucesso que devem ser encarados como críticos para montagem de uma dinâmica consistente de planejamento x controle x execução.

Abaixo segue uma versão concisa de alguns desses aspectos e como eles podem viabilizar ou não uma estratégia de planejamento e controle em sua empresa.

Patrocínio da Alta Gestão

Essa é uma das principais questões envolvendo qualquer gestão ampla de mudança corporativa. As iniciativas precisam ser “bancadas” pela alta gestão do negócio, pois influenciam diferentes áreas que, muitas vezes, concorrem em termos de prioridades operacionais.

Caso a implementação de uma estratégia de planejamento e controle seja tratada como um projeto isolado de uma equipe, não existe garantias de ela ser encarada como relevante pelo restante da instituição. Sem o devido patrocínio da alta gestão, as medidas enfrentam barreiras extremamente severas.

Processos Estruturados

Muitas iniciativas de suporte ao negócio, o que inclui o planejamento e controle, nascem sem uma racionalização sobre a forma pela qual elas serão integradas à rotina existente. Isso provoca a utilização de práticas e ferramentas de forma descoordenada.

Toda gestão de mudança institucional, necessariamente, começa com o planejamento de sua aderência à dinâmica existente. Isso só é possível através da formulação, simulação e implementação de processos de negócio que considerem, no mínimo, elementos como:

  • Mudanças no nível de esforço de cada membro da organização;
  • Impacto sobre processos já estabelecidos;
  • Tempo necessário para execução das novas atividades;
  • Estratégias de controle da realização e da efetividade dos novos processos;
  • Valor agregado pelo novo processo.

Envolvimento da Equipe Técnica

Um dos fatores altamente subestimados na implementação de iniciativas de planejamento e controle de projetos está na influência da equipe técnica. Apesar de ela não ser a responsável direta pela atividade, o processo é inteiramente dependente de inputs que apenas ela é capaz de dar.

Exemplos disso são os níveis de produtividade da equipe, a sequência executiva das tarefas, os avanços percentuais do cronograma e as diversas mudanças de escopo. Trata-se de informações de domínio técnico, o que torna o ciclo produtivo uma interação constante entre os dois lados e impossibilita o sucesso sem o pleno envolvimento de ambos.

Sendo assim, todos os envolvidos e afetados precisam ser engajados na concepção da estratégia de planejamento e controle, contribuindo com sua expertise e se tornando parte efetiva da iniciativa.

Mensuração de Resultados

Muitas mudanças organizacionais, seja por insegurança dos responsáveis ou por falta de conhecimento, são conduzidas sem um plano de metas adequado. Isso faz com que não seja possível mensurar a efetividade do programa ou promover ações evolutivas em relação à proposta inicial.

É essencial trabalhar com métricas tanto relacionadas ao projeto de implantação do planejamento e controle, quanto relacionadas ao negócio. Dessa forma, além de monitorar e controlar a iniciativa, você será capaz de avaliar o impacto dela para o negócio.

Confiança Excessiva em Recursos Tecnológicos

O último ponto de atenção que queremos destacar se refere à confiança excessiva que os gestores e organizações têm depositado na utilização de recursos tecnológicos. É importante lembrar que eles são ferramentas programadas, inúteis sem o devido domínio humano.

Ao adquirir um novo software, a empresa está aumentando o seu potencial produtivo. No entanto, para que ele se concretize é necessário preparar as pessoas para usufruírem de suas funcionalidades. Nenhum sistema sobrevive à falta de processos bem estruturados e de indivíduos comprometidos em aplica-lo de maneira adequada.

Ficou Alguma Dúvida?

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